Prozessautomatisierung mit KI: klein anfangen, hart rechnen

Dein Vertrieb schreibt 40 Angebote pro Woche. Jedes kostet 45 Minuten, davon 40 reine Kopierarbeit: Positionen aus der letzten Anfrage ziehen, Preise im ERP nachschlagen, Textbausteine aus alten Dokumenten zusammensuchen, Rabattstaffeln abgleichen. Das sind 30 Stunden Wochenarbeit für eine Tätigkeit, die im Haus niemand gerne macht und die trotzdem jeden Montag wieder auf dem Tisch liegt.

Wenn du an dieser Stelle das Wort Prozessautomatisierung hörst, denkst du vermutlich an ein Projekt mit Lenkungskreis, Datenstrategie, zwölf Wochen Workshops und einer Roadmap zum Abschluss. Muss nicht sein. Gemeint ist etwas deutlich Kleineres.

Fang mit einem einzigen Ablauf an

Prozessautomatisierung mit KI heißt im Kern: du nimmst einen wiederkehrenden Ablauf, der jede Woche gleich läuft, und übergibst die stumpfen Anteile an ein System. Die Freigabe bleibt beim Menschen, weil am Ende jemand für das Ergebnis geradestehen muss und ein Modell das nicht kann.

Ein Muster, das ich für den Einstieg empfehle, ist der Rechnungseingang. Ein System holt die Belege aus Lieferantenportalen und Postfächern selbstständig ab, benennt sie nach einem festen Schema und übergibt sie vorkontiert an die Buchhaltung oder den Steuerberater. Klingt nach wenig Ambition. Ist aber genau die Sorte Arbeit, die niemandem fehlt, wenn sie verschwindet, und sie lohnt sich vor allem deshalb, weil sie jeden Monat anfällt und ihr Ergebnis sich in Sekunden prüfen lässt.

Es lohnt sich, Teile davon bewusst von Hand zu lassen. Ein Lieferantenportal, das im Monat zwei Logins verursacht, gehört nicht in die Automatisierung, weil sich der Bauaufwand über eine sinnvolle Laufzeit nie amortisiert. Diese Grenze zu ziehen ist die eigentliche Managemententscheidung im Projekt, und sie fällt vor der ersten Zeile Konfiguration.

Ein zweites Muster geht in eine andere Richtung: der Abweichungsbericht. Ein Agent prüft jeden Morgen Akquise-Stand, Projektzeiten, offene Posten und Fristen und meldet ausschließlich, was aus dem Rahmen fällt. Ein leerer Report heißt dann schlicht: alles in Ordnung. Der Wert steckt darin, dass du morgens nicht mehr in drei Systeme schaust, um festzustellen, dass nichts passiert ist.

Welche Prozesse lassen sich mit KI automatisieren?

Meiner Erfahrung nach kommst du mit vier Filterfragen weiter als mit einer vollständigen Prozessaufnahme, weil du diese vier Fragen in einer halben Stunde durchgehen kannst:

• Läuft der Ablauf mindestens wöchentlich, sodass sich der Bauaufwand über ein Jahr trägt?

• Erkennt ein Mensch in unter einer Minute, ob das Ergebnis falsch ist?

• Liegt der Input digital vor, damit keine Vorstufe erst Papier in Daten verwandeln muss?

• Bleibt die Freigabe am Ende bei einem Menschen, der sie auch verweigern darf?

Vier Mal ja, dann hast du einen Kandidaten. Bei einem Nein wird es teuer, weil du entweder die Fehlerquote nicht siehst oder die Datenbeschaffung mehr kostet als der Prozess selbst.

Typische Treffer im Mittelstand: Angebotsentwürfe aus wiederkehrenden Positionen, die Vorqualifizierung von Anfragen aus dem Postfach, das Aufbereiten von Lieferantendokumenten, Protokolle und Zusammenfassungen aus Terminen, das Nachpflegen von Stammdaten. Alles Abläufe, bei denen ein Mensch heute Informationen von A nach B trägt und dabei kaum eine echte Entscheidung trifft.

Typische Nicht-Treffer sind Abläufe, die einmal im Quartal vorkommen, und alles, dessen Grundlage ein Ordner mit Papier ist. Dazu kommt ein Sonderfall: Regeln, die im Kopf von genau einer Person stecken und die dort noch nie jemand abgefragt hat. Das ist dann erst mal ein Dokumentationsthema, und zwar eines, das du auch ohne KI lösen müsstest, weil die Person irgendwann in Urlaub fährt.

Warum so viele Piloten versanden

Die Zahlen dazu sind unangenehm deutlich. Die MIT-Studie „The GenAI Divide“ von 2025 kommt zu dem Ergebnis, dass 95 Prozent der GenAI-Piloten in Unternehmen scheitern und nur 5 Prozent eine messbare Wirkung in der Gewinn- und Verlustrechnung erreichen. Gartner prognostiziert 2025, dass über 40 Prozent der KI-Agenten-Projekte bis Ende 2027 wieder abgebrochen werden.

Ich halte diese Zahlen für ein Argument gegen die übliche Vorgehensweise, weniger gegen die Technik. Ein Pilot ohne definierten Prozess, ohne Zahl davor und ohne Zahl danach ist ein Experiment mit Budget. Er endet, sobald die Neugier aufgebraucht ist, weil niemand belegen kann, was er gebracht hat.

Dazu passt ein Befund aus der Bitkom-Studie von 2025, für die 602 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern befragt wurden: 27 Prozent der Mittelständler wissen nicht, an welcher Stelle im Unternehmen KI überhaupt einsetzbar wäre. Genau hier sitzt der Engpass, in der Zuordnung zum Ablauf.

Bei den Hürden nennen die Befragten derselben Bitkom-Studie 2025 rechtliche Unsicherheit (53 Prozent), fehlendes technisches Know-how (53 Prozent), fehlende personelle Ressourcen (51 Prozent), Datenschutz-Anforderungen (48 Prozent) und Angst vor Datenmissbrauch (39 Prozent). Auffällig finde ich, dass drei dieser fünf Punkte kleiner werden, sobald der erste Anwendungsfall klein genug ist. Ein Abholprozess für Eingangsrechnungen braucht keine Konzernrichtlinie. Er braucht eine Entscheidung darüber, welche Daten wohin fließen dürfen, und die passt auf eine Seite, weil nur ein Datentyp und ein Empfänger im Spiel sind.

Wo du anfängst und wie du rechnest

Nimm den Prozess, über den sich dein Team am häufigsten beschwert. Der theoretisch größte Hebel bringt dir wenig, wenn niemand mitzieht; beim größten Frust bekommst du die Mitarbeit, ohne sie einfordern zu müssen.

Dann rechne ihn durch, bevor irgendjemand etwas baut. Zurück zum Großhandel aus dem Einstieg, und ich sage ausdrücklich dazu: Das ist ein durchgerechnetes Szenario, keine Kundenreferenz. 34 Mitarbeiter, 40 Angebote pro Woche, 45 Minuten pro Angebot. Mit einem Entwurfssystem, das die Positionen vorschlägt und das der Vertrieb nur noch prüft und freigibt, sinkt der Aufwand auf rund 4 Minuten pro Angebot. Aus 30 Stunden Wochenarbeit werden knapp drei.

Diese Rechnung ist die eigentliche Arbeit. Sie sagt dir vorher, ob sich der Bauaufwand trägt, und sie gibt dir hinterher den Maßstab, an dem du misst, ob das Ding funktioniert. Ohne sie hast du nach acht Wochen ein System, über das alle „ganz nett“ sagen, und keiner kann begründen, warum es weiterlaufen soll.

Plane die Rückfallebene mit ein, damit der Vertrieb ein Angebot auch dann rausbekommt, wenn das System morgens nicht antwortet. Wer diesen Schritt weglässt, baut sich eine Abhängigkeit, die beim ersten Ausfall das ganze Thema im Haus verbrennt. Und verbrannte Themen kommen erst nach Jahren wieder auf die Agenda.

Ehrliche Einordnung

Es gibt Fälle, in denen ich von Prozessautomatisierung mit KI abrate. Kostet dein Ablauf im Monat weniger als ein paar Stunden, lass es, weil der Bauaufwand plus Wartung dann teurer bleibt als die Handarbeit – dauerhaft, nicht nur im ersten Jahr.

Wenn dein Prozess heute chaotisch läuft, macht Automatisierung ihn schneller chaotisch. Ein Ablauf, den zwei Kollegen unterschiedlich ausführen, ist eine Gewohnheit mit zwei Varianten. Den musst du erst festlegen, und das ist Organisationsarbeit, für die dir kein Werkzeug die Entscheidung abnimmt.

Offen bleibt die Frage der Prüfquote. Ein Entwurfssystem, das zu 95 Prozent richtig liegt, entlastet dich nur, wenn das Erkennen der restlichen 5 Prozent schnell geht. Bei Angeboten funktioniert das gut, weil ein erfahrener Verkäufer eine falsche Position im Überfliegen sieht. Bei komplexen Kalkulationen mit mehreren Zwischenrechnungen wird die Prüfung schnell teurer als die Erstellung. Diese Grenze musst du für deinen eigenen Prozess ziehen, und ich kenne keine Faustregel, die dir das abnimmt.