KI-Strategie-Beratung: erst der Prozess, dann das Konzept

Auf dem Tisch liegt ein Angebot über eine KI-Strategie: sechs Wochen, Workshops mit dem Führungskreis, am Ende ein Zielbild mit Roadmap. Das Papier wird ordentlich. Nur beantwortet es die eine Frage nicht, die den Geschäftsführer beschäftigt, nämlich welcher Vorgang im eigenen Betrieb als Erstes anders laufen soll. 27 Prozent der Mittelständler wissen laut der Bitkom-Erhebung von 2025 nicht, an welcher Stelle im Unternehmen KI überhaupt einsetzbar wäre – ein Zielbild hilft ihnen dabei kein Stück.

Die Reihenfolge entscheidet, und in den meisten Häusern fällt sie falsch aus.

Wo die Strategie-Mappe scheitert

In der Mappe stehen dann Sätze über Datenkultur und ein Reifegrad-Modell mit fünf Stufen, dazu ein Zeitstrahl über achtzehn Monate. Bitkom zählt für 2025 36 Prozent der Unternehmen, die KI nutzen, und weitere 47 Prozent, die den Einsatz planen oder diskutieren. Diskutieren ist genau der Zustand, in dem solche Mappen entstehen. Sie entstehen, weil jemand Ordnung will, bevor im Haus ein einziger Arbeitsschritt anders läuft.

Spar dir das Reifegrad-Assessment. Es sagt dir, was du ohnehin weißt, und vergibt dafür eine Note zwischen eins und fünf. Als größte Hürden nennt die Bitkom-Erhebung von 2025 rechtliche Unsicherheit und fehlendes technisches Know-how mit je 53 Prozent, danach fehlende personelle Ressourcen mit 51 Prozent. Kein Assessment räumt diese Hürden weg. Sie werden kleiner, sobald jemand bei euch einen konkreten Fall durchgezogen hat und aus eigener Anschauung weiß, wie sich das anfühlt.

Fang bei dem Ablauf an, den alle im Haus verfluchen

Der Kandidat ist meistens der langweiligste Vorgang im Betrieb. Er läuft jede Woche und sein Ergebnis nimmt jemand ab. Vor allem nervt er eine Person, die du beim Namen nennen kannst. Angebote schreiben gehört dazu, Wareneingänge mit Lieferscheinen abgleichen auch. Frag drei Leute, welcher Vorgang sie am meisten Zeit kostet, und du hörst zweimal dieselbe Antwort.

Bevor irgendjemand etwas baut, läuft dieser Vorgang eine Woche lang von Hand. Eine Mitarbeiterin nimmt die letzten zwanzig Angebote, tippt die Anfrage in ein Chat-Werkzeug, vergleicht das Ergebnis mit dem, was sie selbst geschrieben hätte. In eine Tabelle kommen zwei Spalten, brauchbar oder Murks. Nach fünf Tagen weißt du mehr über deine KI-Strategie als nach sechs Wochen Workshop, weil du dann weißt, wie das Werkzeug mit euren Formulierungen umgeht und wie lange das Nachprüfen wirklich dauert. Die Zahl aus dieser Woche ist später die einzige, gegen die du den Erfolg messen kannst.

In meinen zwei Firmen läuft ein Agent, der jeden Morgen den Akquise-Stand prüft, dazu Projektzeiten und offene Posten, und nur Abweichungen meldet. Ein leerer Report bedeutet, dass alles im Rahmen liegt. Eine Strategie ist das nicht. Aus dem Betrieb dieses einen Ablaufs kommt trotzdem mehr Steuerungswissen als aus jedem Zielbild, weil sich im Alltag zeigt, welche Meldung jemand tatsächlich liest. Der Rest verschwindet nach drei Tagen ungelesen im Archivordner.

Vermutlich denkst du jetzt, ein einzelner Vorgang sei zu klein für etwas, das Strategie heißen soll. Stimmt, solange er allein bleibt. Den unternehmensweiten Prozess-Scan verwerfe ich trotzdem, weil er drei Monate dauert und in jeder Abteilung Interviews frisst. Am Ende nennt er dieselben zwei Kandidaten, die dir dein Vertriebsleiter in zehn Minuten sagt. Zwei bis drei durchgezogene Abläufe pro Jahr ergeben nach zwei Jahren ein Muster, das den Namen Strategie verdient, und zwar eines mit gemessenen Zahlen darunter.

Der Rest

Was neben dem ersten Ablauf in ein Strategiepapier gehört, passt auf eine Seite. Alles darüber hinaus liest ohnehin niemand, und im Zweifel schützt euch nur, was jemand gelesen hat.

Auf diese Seite gehört der eine Ablauf mit einer gemessenen Zahl davor und einer danach. Darunter steht mit Namen, wer entscheidet, wenn das System danebenliegt. Es folgt, welche Daten das System sehen darf und welche im Haus bleiben. Dann ein Datum, an dem ihr abbrecht, falls die Zahl sich bis dahin nicht bewegt hat. Zuletzt eine Person, die ohne Folienvortrag erklären kann, was das Werkzeug im Alltag tut.

Auch die Datenschutz-Frage wird an dieser Stelle konkret genug für eine Antwort. Ob eine Anwendung unter die strengeren Pflichten des EU AI Act fällt, lässt sich für einen benannten Ablauf klären, für „KI im Unternehmen“ dagegen nie. Genau deshalb steht die rechtliche Unsicherheit in den Umfragen so weit oben. Sie bleibt unbeantwortbar, solange die Frage abstrakt bleibt.

Was das kostet, bevor jemand berät

Bei Beratungskosten zahlt der Bund mit. Die BAFA-Förderrichtlinie Unternehmensberatung übernimmt 2026 in Westdeutschland 50 Prozent der Kosten bis maximal 1.750 Euro, in Ostdeutschland 80 Prozent bis maximal 2.800 Euro. Das deckt einen Auftakt ab, keine sechswöchige Workshop-Serie.

Ein Audit mit festem Preis kostet bei mir 3.900 Euro. Sinnvoll ist das dann, wenn im Haus niemand die Zeit hat, den ersten Ablauf sauber zu vermessen. Gibt es diese Person bei euch, reicht das für den Anfang; der Blick von außen lohnt sich dann, wenn ihr festhängt, weil ich solche Abläufe täglich selbst baue und die üblichen Sackgassen kenne. Meine eigene Content-Pipeline für Keyword-Recherche und Landingpages ist so ein Fall: im eigenen Betrieb gebaut, an eigenen Projekten gelernt.

Ehrliche Einordnung

Ein Papier braucht ihr am Ende trotzdem, nur später und kürzer: Sobald das zweite und dritte System läuft, muss irgendwo stehen, wer was betreibt und wen man bei Fehlern anruft, sonst entstehen fünf Insellösungen, die niemand pflegt.

Zwei Situationen sprechen gegen dieses Vorgehen. Ändern sich eure Abläufe jedes Quartal, weil das Geschäft selbst noch wackelt, misst du einen Ablauf aus, den es im nächsten Jahr nicht mehr gibt. Fehlt der Geschäftsführung die Bereitschaft, eine Person für die Begleitung freizustellen, wird auch aus dem besten Kandidaten nichts.

Offen bleibt, was die Zahlen der ifo-Konjunkturumfrage von 2026 wirklich beschreiben. Dort nutzen 54,5 Prozent aller Unternehmen KI, im Mittelstand 47,2 Prozent gegenüber 67,2 Prozent bei den Großunternehmen. Ob das ein echter Rückstand ist oder zwei verschiedene Zählweisen, kann ich nicht sagen. Der Abstand wächst, nur sicher nicht deshalb, weil die einen die besseren Strategiepapiere schreiben.